Elektronische Kommunikation

Regelungen zur Kommunikation per E-Mail

Damit wir Ihre Nachrichten und Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung per E-Mail bzw. De-Mail übermitteln, auch bearbeiten können, müssen diese folgende Voraussetzungen erfüllen:

1. E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.
2. Dateianhänge (sog. Attachments) werden in folgenden Formaten und Versionen akzeptiert: alle Dateien entsprechend dem ISO/IEC 26300 Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) ab Version 1.0, d.h. insbesondere
   • **.ODT (z.B. OpenOffice.org Writer ab Version 2)
   • **.ODS (z.B. OpenOffice.org Calc ab Version 2)
   • *.RTF (Rich Text Format)
   • *.PDF (Portable Document Format ab Version 1.3)
   • *.TXT (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text
   • *.JPG, *.TIF,* .PGM, *.PBM,*.PNG (Standard Bildformate)
   • *.DOC (MS Word ab Version 2000/XP)
   • *.XLS (MS Excel ab Version 2000/XP).
3. Weitere Formate oder Versionen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle verwendet werden. In allen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) enthalten sein.
4. Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt München nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
5. E-Mails sollten (inkl. Attachments) technisch bedingt nicht mehr als 20 Megabyte Umfang haben. De-Mails dürfen (inkl. Attachments) technisch bedingt nicht mehr als 10 Megabyte Umfang haben.
6. Aufgrund immer stärkerer Virenverbreitung per E-Mail werden von der Stadtverwaltung geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen. E-Mails die in HTML-Form versendet werden und Skripte enthalten, werden abgewiesen, da damit verschiedene Aktionen unbemerkt ausgeführt werden können.
7. Zur Gewährleistung der Verarbeitbarkeit von elektronischen Dokumenten werden Nachrichten mit dem Anhang „winmail.dat“ nicht angenommen. 
8. Einige Dateierweiterungen sind gesperrt, da es sich um Programme handelt, die ungewollt zur Ausführung kommen können. Die Liste der gesperrten Dateierweiterungen können anlassbezogen (z. B. aktueller Virenangriff) können auch weitere Dateien gesperrt werden.
9. Werden Nachrichten, die Skripte und/oder eine der genannten Dateien als Anhang enthalten an die Landeshauptstadt München geschickt, so werden diese abgewiesen und mit einer entsprechenden Fehlermeldung an den Empfänger zurückgeschickt.
10. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadtverwaltung eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale als Spam identifiziert wurden. 
11. Werden Ihre E-Mails nicht zugestellt, können Sie dieses Problem über ein Kontaktformular melden.
12. Haben Sie die Kommunikation auf elektronischem Weg eröffnet, geht die Stadtverwaltung davon aus, dass die weitere Kommunikation in der betreffenden Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
13. Sofern eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis erforderlich ist, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nur per De-Mail mittels der Versandoption „gegen Abholbestätigung“ möglich.
14. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Datenübertragung über das Internet ungesichert erfolgt und die übertragenen Daten somit von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können.
15. Die Stadtverwaltung nutzt in einigen Bereichen Secure Mail um mit Bürgern per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über E-Mails zu kommunizieren. Verwenden Sie außerhalb der Secure Mails für vertrauliche Informationen an die Stadtverwaltung keine E-Mail. De-Mail bietet Ihnen laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Möglichkeit des verbindlichen und vertraulichen Versands elektronischer Dokumente und Nachrichten.
16. Für viele Verwaltungsverfahren besteht die Erfordernis der Schriftform. Um die Schriftform elektronisch zu ersetzen, genügt nach Art. 3a Abs. 2 Sätze 2 und 3 BayVwVfG ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Vertrauensdienstegesetz (VDG) i.V.m. Art. 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.07.2014 versehen ist, oder mittels De-Mail mit der Versandoption „Absenderbestätigung“ (nach Art. 3a Abs. 2 S. 4 Nr. 2 BayVwVfG i.V.m. § 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz) möglich. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig.
17. Die Landeshauptstadt München hat das Postfach poststelle@muenchen.de eröffnet und nimmt Anträge und Mitteilungen über diese Adresse an, welche mittels qualifizierter elektronischer Signatur (QES) signierte Anhänge im Portable Document Format (PDF) besitzen.
18. Die Landeshauptstadt München hat De-Mail-Postfächer für entsprechend gekennzeichnete Verfahren eröffnet. Damit haben Sie die Möglichkeit Anträge und Mitteilungen per De-Mail direkt an die zuständigen Stellen zu senden.
19. Die Landeshauptstadt München hat für die elektronische Kommunikation mit Gerichten De-Mail-Postfächer eröffnet. 
20. Ansonsten können Sie zur elektronischen Kommunikation per De-Mail ergänzend poststelle@muenchen.de-mail.de nutzen.
21. Bitte bedenken Sie, dass De-Mail Korrespondenz nur zwischen registrierten De-Mail-Nutzern und nur innerhalb des De-Mail-Systems funktioniert. Eine Kommunikation zwischen De-Mail und regulären E-Mail-Adressen ist nicht möglich.
22. Die Landeshauptstadt München hat für die elektronische Kommunikation mit Gerichten außerdem besondere elektronische Behördenpostfächer eröffnet. 

Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen den besonderen elektronischen Behördenpostfächern und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist. Für die Kommunikation mit De-Mail benutzen Sie bitte die De-Mail-Adresse.

Des Weiteren bitten wir um Beachtung der Datenschutzhinweise der Landeshauptstadt München im Portal muenchen.de unter: Impressum.

Im Übrigen verweisen wir auf die Regelungen des Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG):

"Elektronische Kommunikation
(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.
(2) . . .
(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln."

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung München haben, wenden Sie sich bitte an folgende E-Mailadresse: itm@muenchen.de

Einsatz von Software zum Schutz vor unerwünschten E-Mail

Wir möchten unser Mail-System möglichst frei von unerwünschten E-Mails halten. Hierfür wird eine zentrale Software eingesetzt, die alle eingehenden E-Mails auf bestimmte Kriterien und Verhaltensmuster prüft.

• E-Mails mit folgenden Kriterien oder Verhaltensmustern werden abgewiesen:
• E-Mails mit der Domain der Landeshauptstadt München als Absender (z.B. @muenchen.de).
• E-Mails in HTML-Form, die Scripte enthalten.
• E-Mails, deren Größe 20 MB übersteigt.
• E-Mails mit bestimmten Dateianhängen (siehe Liste).
• Relaying, sprich E-Mails, die nicht an eine Domain der Landeshauptstadt München adressiert sind.
• E-Mails von IP-Adressen welche unter www.senderbase.org eine negative Reputation aufweisen

Werden Ihre E-Mails nicht zugestellt, können Sie dies über ein Kontaktformular melden.